Gestion de comptes prorata : internaliser les compétences ou déléguer à une société spécialisée ? 

Gestion de comptes prorata : internaliser les compétences ou déléguer à une société spécialisée ?

Récemment, nous avons été sollicités à plusieurs reprises pour faire de la formation à la gestion de comptes prorata. Bien évidemment, nous avons répondu favorablement et Dominique a fait sa première intervention en entreprise.

C’est l’occasion de se poser la question : faut-il développer les compétences de gestion de comptes prorata en interne, ou au contraire confier cette mission à une société spécialisée comme SAEBTP ?

Voici quelques éléments de réflexion :

• 1er élément : la taille de l’entreprise.
  Dans les petites structures, il est rare d’avoir des personnes qui aient à la fois les compétences juridiques, comptables et la compréhension des chantiers nécessaires pour gérer les comptes prorata.
• 2ᵉ élément : il faut du temps pour disposer de suffisamment de retours d’expérience.
  Les chantiers durent souvent entre 12 et 18 mois. Ce n’est qu’en fin de chantier que vous pouvez constater les points à améliorer dans votre convention ou dans vos process… afin de les mettre en œuvre dans les chantiers suivants.
• 3ᵉ élément : le risque du départ de l’entreprise du personnel formé.
  Un de nos clients a décidé d’externaliser la gestion des comptes prorata, car la personne qui s’en occupait a quitté l’entreprise, et ils n’ont pas réussi à trouver quelqu’un pour la remplacer. Pendant plusieurs mois, les comptes prorata n’ont pas été gérés, ce qui a eu des conséquences financières importantes.
• 4ᵉ élément : il faut mettre en place des outils et des procédures qui permettent de garder facilement accessibles les informations.
  En cas d’absence prolongée ou de départ de l’entreprise de la personne qui s’en occupe, il est impératif que les informations, elles, restent au sein de la société.

L’application PRORATA-BTP a été développée pour cela !

En conclusion, si vous décidez de gérer en interne vos comptes prorata, il est recommandé de mettre en place une organisation rigoureuse, avec des fiches de postes pour les différents intervenants et des outils permettant de centraliser et de transmettre les informations en cas de départ d’un collaborateur. Sinon, il est préférable d’externaliser cette prestation.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, SAEBTP peut vous aider par : de la formation, un accompagnement personnalisé, la mise à disposition du logiciel PRORATA-BTP ou en assurant pour votre compte la gestion de vos comptes prorata.

La même question se pose concernant d’autres sujets transverses : la comptabilité, les payes…