Les fonctionnalités de l'application
Un logiciel efficace et sécurisé conçu par un spécialiste du compte prorata.
Les dépenses en 1 clic : Toutes les entreprises ont un accès rapide aux dépenses du chantier : quotes-parts, justificatifs...
Gestion documentaire : Vos documents (factures, règlements...) sont rattachés aux chantiers, dépenses et recettes : grâce aux filtres, vous les retrouvez facilement.
Messagerie intégrée : Communication facilitée, classement des courriels et des pièces jointes liées au chantier.
Visualisez les impayés : Affichez la liste des factures non réglées, avec le suivi des échanges : relances, réponses de l’entreprise...
Tableaux de bord : Générez des tableaux de bord sous Excel, pour suivre de façon synthétique ou détaillée l'évolution des dépenses par rapport à votre budget prévisionnel. Comparez les dépenses réelles et le budget prévisionnel.
Application en ligne : Aucune installation nécessaire – PRORATA-BTP s’utilise via un navigateur web ; tous les accès à l'application sont sécurisés. Les flux de données entrants et sortants sont chiffrés. Les données sont stockées directement sur nos serveurs privés.
Chantiers
Visualisez où en sont vos différents chantiers
La page Chantiers regroupe les données de synthèse de vos chantiers : Assiette, Budget prévisionnel, Dépenses, Solde, Paiements en attente...
L’onglet Chantiers vous permet de saisir les données propres à chaque chantier : adresse du chantier, dates, pourcentage de référence prorata, répartition des lots en groupes, mode de rémunération du gestionnaire, gestion du lien public d’accès aux dépenses du chantier...
Chantiers créés dans l’application PRORATA-BTP
Entreprises
Créez votre catalogue d’entreprises, réutilisable pour les différents chantiers que vous gérez.
Les informations saisies dans les fiches Entreprise (adresse de l’établissement, adresse de facturation…) vous permettront d’éditer les factures d’appels de fonds à adresser aux entreprises du chantier.
Sur la page Entreprises, vous retrouverez la synthèse des lots attribués à chaque entreprise.
Entreprises
Contacts
Sélectionnez les contacts pertinents pour chaque chantier.
Votre catalogue de contacts vous permet de communiquer efficacement avec les autres acteurs du chantier : entreprises, maître d’œuvre, maître d’ouvrage...
Chaque contact peut être rattaché à une ou plusieurs Entreprises et à un ou plusieurs Chantiers. Vous pouvez vous en servir pour envoyer facilement des Courriels.
contacts
Lots
Définissez la liste des lots du chantier.
Créez autant de lots que vous le souhaitez pour vos chantiers.
L’application PRORATA-BTP vous permet de distinguer :
- les lots qui participent au financement des dépenses selon leur pourcentage dans l’assiette de travaux
- les lots qui participent forfaitairement au financement du compte prorata
- les autres lots
Les lots peuvent être répartis en groupes.
Visualisez très facilement les lots qui ont signé la convention de gestion et ceux qu’il faut relancer.
Lots
Astuces
- Chaque fois que vous modifiez le montant d’un lot, l’application recalcule les quotes-parts de dépenses de tous les lots !
- L’application permet de gérer des taux différents, par exemple pour les lots Terrassements, VRD…
Budget
Définissez le budget prévisionnel du compte prorata et affichez la quote-part prévisionnelle de chaque lot.
Construisez le budget prévisionnel du compte prorata avec l’application PRORATA-BTP !
Votre budget est structuré en différents chapitres (1, 2, 3, etc.) et en catégories de dépenses (a, b, c, etc.) :
Les chapitres et les catégories de dépenses sont entièrement personnalisables : vous pouvez adapter la structure de votre budget à chaque projet.
Exemple :
1. Base-vie
a. Nettoyage de la base-vie
2. Eau et électricité
a. Consommations d’électricité
b. Consommations d’eau
3. Bennes
a. Bennes communes
La structure en chapitres et catégories de dépenses vous permet d’effectuer le contrôle budgétaire sous différentes formes :
- Synthétique (comparaison Budget / Dépenses réelles par chapitre)
- Détaillée (comparaison au niveau de chaque catégorie de dépenses)
Pour les chantiers simples : adoptez une structure de budget simple.
Pour les chantiers plus complexes : vous pouvez définir les mois sur lesquels les dépenses sont attendues pour établir un prévisionnel de trésorerie.
Pour chaque catégorie de dépenses, vous définissez le mode de répartition : entre tous les lots au prorata de leur assiette de travaux, ou avec une répartition spécifique.
En cours de chantier, vous pouvez réviser le budget prévisionnel.
Catégories de dépenses créées
Astuces
- Copiez très simplement la structure de votre budget d’un chantier à l’autre
Dépenses
Saisissez les dépenses à inscrire au compte prorata et au compte interentreprises, rattachez-y les courriels et les documents pertinents.
Le cœur du métier de Gestionnaire de compte prorata : les dépenses !
PRORATA-BTP vous permet de distinguer :
- les dépenses de compte prorata (en vert) et les dépenses de compte interentreprises (en bleu)
- les dépenses comptabilisées (fond coloré) et les dépenses à venir (fond blanc)
Pour chaque dépense, vous pouvez définir un mode de répartition : au prorata des assiettes de travaux pour tous les lots participants, ou selon une matrice de répartition personnalisée.
Rattachez les Documents et les Courriels liés aux Dépenses afin de les retrouver facilement !
Dépenses créées
Accédez à vos dépenses en 1 clic !
Pour chaque Chantier, PRORATA-BTP peut générer un lien public d’accès aux Dépenses. Vous diffusez ce lien et chaque acteur du chantier reçoit un accès en un clic à la liste des dépenses.
Pour chaque dépense, tous les acteurs du chantier ont accès au détail de la répartition de la dépense, aux Documents et Courriels rattachés que vous aurez choisi de rendre publics.
Astuces
- A chaque modification de Dépense, la quote-part de chaque lot du chantier est recalculée !
- La duplication des dépenses vous fait gagner du temps, en vous évitant de tout ressaisir chaque mois !
- Les dépenses de rémunération du gestionnaire sont réparties au prorata des quotes-parts de dépenses : c’est plus juste !
Recettes
Créez en quelques clics les appels de fonds et envoyez-les aux entreprises.
Le nerf de la guerre : les appels de fonds
Dépenser de l’argent pour assurer le fonctionnement du chantier, c’est bien. Faire rentrer la quote-part de chaque lot, c’est mieux, mais c’est plus difficile !
PRORATA-BTP vous permet d’envoyer des appels de fonds à chaque Entreprise attributaire d’un ou plusieurs lots.
L’application peut générer en quelques clics pour plusieurs lots des appels de fonds basés sur la quote-part prévisionnelle de dépenses des différents lots, ou sur leur assiette de travaux.
Les appels de fonds peuvent être de type “Avancement” (le total déjà facturé pour le lot est déduit du nouvel appel de fonds) ou “Indépendant”
La facture correspondante peut être générée par l’application, en saisissant simplement la référence issue de votre système de numérotation des factures. Vous pouvez également choisir de la générer avec votre logiciel de gestion, et la rattacher ensuite à la recette dans l’application.
PRORATA-BTP vous permet d’envoyer directement la facture à l’entreprise concernée : le courriel envoyé sera rattaché à la Recette, et vous pourrez retrouver facilement l’envoi initial et toutes les relances ultérieures.
Saisissez les règlements reçus et l’application PRORATA-BTP vous indique les paiements en attente et recalcule le solde du compte prorata.
appels de fonds créés
Synthèse
Assurez un contrôle budgétaire à la fois synthétique et détaillé du compte prorata que vous gérez !
PRORATA-BTP vous permet d’éditer des tableaux Excel avec tout ou partie des onglets suivants :
- Synthèse : comparaison synthétique par chapitre du budget prévisionnel initial et révisé et des dépenses comptabilisées ou à venir
- Lots : synthèse de la quote-part de dépenses de compte prorata et de compte interentreprises pour chaque lot, des sommes réglées, des factures en attentes…
- Dépenses : liste des dépenses
- Dépenses par fournisseurs
- Dépenses par Lot : détail des quotes-parts pour chaque lot de chaque dépense de compte prorata ou de compte interentreprises, tableau synthétique en tête d’onglet
- Recettes : Liste des appels de fonds envoyés, réglés, en attente…
- Suivi budget prorata : comparaison pour chaque catégorie de dépenses du budget prévisionnel, des dépenses comptabilisées et des dépenses à venir
- Suivi mensuel : comparaison mois par mois et en cumulé pour chaque catégorie de dépenses du budget prévisionnel et des dépenses engagées
- Graphique : graphique mois par mois du budget prévisionnel et des dépenses comptabilisées
Astuces
- Vous pouvez paramétrer 3 profils de tableau Excel différents, pour pouvoir les éditer facilement à chaque mise à jour des données
- La mise en forme a été travaillée pour que vous puissiez facilement imprimer les tableaux générés au format A4 : fini les tableaux Excel illisibles !
Documents
Dans l’application PRORATA-BTP, vous pouvez gérer tous les Documents concernant la gestion du compte prorata : devis, factures, bons de commande…
Chaque Document peut être rattaché à une ou plusieurs Dépenses ou Recettes : vous les retrouvez ainsi simplement lorsqu’on vous les demande.
Vous pouvez classer vos Documents à l’aide d’états et de catégories prédéfinies ou à l’aide d’un champ libre. Vous pouvez également y ajouter des notes.
Vous pouvez rendre les Documents visibles pour tous les acteurs du chantier via le lien public des dépenses (renvoi vers la page publique) ou, s’il s’agit de documents provisoires ou qu’il y a des interrogations, définir qui peut y accéder.
Les objectifs :
- Faciliter la mise à disposition des informations pour les autres utilisateurs de l’application
- Retrouver facilement les documents quand vous en avez besoin
Documents gérés par PRORATA-BTP ; ça fait beaucoup !
Courriels
Communiquez facilement avec les contacts de chaque chantier grâce à la messagerie intégrée.
L’application PRORATA-BTP vous permet par ailleurs de relever tous les emails envoyés sur une boite mail dédiée à la gestion du compte prorata.
Cela vous évite de mélanger les sujets travaux (votre cœur de métier) et les sujets liés au compte prorata (le cœur de métier de PRORATA-BTP).
À l’arrivée d’un Courriel, PRORATA-BTP transforme automatiquement les pièces jointes de l’email en Documents. Il est même possible de rattacher le Chantier concerné automatiquement.
Chaque Courriel peut être rattaché à un ou plusieurs Chantiers, Dépenses, Recettes : vous évitez le casse-tête de la recherche d’emails sur votre boîte mail traditionnelle lorsque vous recherchez un justificatif d’une répartition de dépense !
Comme pour les Documents, vous pouvez classer vos Courriels à l’aide d’états et de catégories prédéfinies, ou à l’aide d’un champ libre. Vous pouvez également y ajouter des notes. Enfin, vous pouvez définir librement la visibilité des courriels : s’ils intéressent tous les acteurs du Chantier, ils pourront l’afficher au format PDF à partir de la page publique des Dépenses.
Cette fonctionnalité est une grosse source de gain de temps ! C’est d’ailleurs la plus utilisée de l’application.
36 000 Courriels gérés par PRORATA-BTP en moins de 2 ans : presque autant
que de Documents, alors que la fonctionnalité est plus récente !
